So geht’s richtig Urlaubs­pla­nung gemäß Bun­des­ur­laubs­ge­setz: Diese Regeln gelten

Die Urlaubsplanung ist in vielen Unternehmen ein kompliziertes Thema. Schließlich wollen alle Arbeitnehmer ihr Recht auf Urlaub möglichst vorteilhaft nutzen. Der Arbeitgeber spielt dabei eine wichtige Rolle, denn er muss den Urlaub genehmigen. Doch was darf er dabei vorschreiben? Haben Eltern mit schulpflichtigen Kindern wirklich den Vorrang bei der Urlaubsplanung? Und welche Fristen gelten? Hier erfährst du es.

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Urlaubs­pla­nung im Arbeits­recht: Das sagt das Bundesurlaubsgesetz

Laut § 7 Absatz 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) muss dein Arbeitgeber grundsätzlich deine Wünsche bei der Urlaubsplanung berücksichtigen. Der Urlaub, den du in einem bestimmten Kalenderjahr zur Verfügung hast, muss in der Regel auch innerhalb dieses Jahres genommen werden. Der Arbeitgeber ist dabei verpflichtet, dich rechtzeitig darauf hinzuweisen, wieviel Urlaubsanspruch du noch hast und dass dieser verfällt, wenn du ihn nicht nimmst.

Alle Arbeitnehmer mit entsprechendem Urlaubsanspruch haben zudem das Recht, einmal im Jahr zwei Wochen Urlaub am Stück zu bekommen. In § 7 Absatz 2 BUrlG ist hier konkret von zwölf Werktagen die Rede, dies bezieht sich allerdings auf eine Sechstagewoche, bei der der Samstag mitgezählt wird.

Darf der Arbeit­ge­ber Urlaubs­wün­sche ablehnen oder Urlaub festlegen?

Der Arbeitgeber muss jedoch nicht jedem Urlaubswunsch nachkommen: So kann eine Urlaubsanfrage aus betrieblichen Gründen abgelehnt werden, zum Beispiel, wenn viele Kollegen krank sind oder ein wichtiges Projekt abgeschlossen werden muss. Solche betrieblichen Gründe spielen bei der Urlaubsplanung für den Arbeitgeber eine zentrale Rolle.

Der Arbeitgeber darf zudem unter bestimmten Umständen Betriebsferien anordnen und bestimmen, dass alle Mitarbeiter in diesem Zeitraum Urlaub nehmen. Etwa, wenn es sich um einen Betrieb handelt, der jedes Jahr zwischen Weihnachten und Neujahr schließt.

Mehr dazu liest du in unserem Ratgeber zum Thema Zwangsurlaub.

Übrigens: Ob dein Arbeitgeber deinen bereits bewilligten Urlaub einfach so streichen darf, liest du hier.

Anspruch auf Urlaub in den Ferien: Haben Eltern Vorrang?

Eltern schulpflichtiger Kinder sind in der Regel darauf angewiesen, ihren Urlaub in den Schulferien zu nehmen. Das Bundesurlaubsgesetz räumt ihnen hier einen gewissen Vorrang ein, wenn auch nicht explizit. So heißt es in § 7 Absatz 1 BUrlG, dass der Arbeitgeber die Wünsche des Arbeitnehmers berücksichtigen muss, es sei denn, dass dem „[...] Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.”

Wollen also mehr Mitarbeiter im selben Zeitraum Urlaub nehmen, als der Arbeitgeber entbehren kann, muss er abwägen: Wer hat bei der Urlaubsplanung unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang?

In den Schulferien sind das häufig die Eltern, die ihre Kinder betreuen müssen. Auch andere soziale Gesichtspunkte kommen in Betracht, zum Beispiel:

• eine gerade über­stan­de­ne Krankheit oder Reha,
• die Dauer der Betriebszugehörigkeit
• oder die Tatsache, dass der Partner oder die Partnerin nur zu einem bestimm­ten Zeitpunkt Urlaub bekommt und man gemeinsam verreisen möchte.

Der Arbeitgeber ist hier gefordert, eine für alle Seiten akzeptable Lösung zu finden und gegebenenfalls auf Kompromisse zu setzen. Vielleicht braucht Kollege A nicht drei Wochen Urlaub in den Sommerferien, sondern gibt sich auch mit zwei zufrieden. Oder Kollegin B, die gern wie alle anderen den Brückentag frei hätte, gibt diesmal nach, erhält aber dafür die Zusicherung, beim nächsten Mal bevorzugt berücksichtigt zu werden.

Gerade bei der Urlaubsplanung im Team sind transparente Absprachen der Mitarbeiter unter Federführung des Arbeitgebers entscheidend, denn einen gesetzlichen Anspruch auf Vorrang bei der Urlaubsplanung kann niemand automatisch für sich geltend machen. Gleichzeitig müssen kinderlose Kollegen es nicht hinnehmen, jedes Mal während der Ferienzeiten zurückstecken zu müssen. Der Arbeitgeber handelt vorausschauend, wenn er auch für sie entsprechende Kompromisse findet.

Fristen bei der Urlaubs­pla­nung: Bis wann muss ich sie abgeben?

In vielen Betrieben ist es üblich, dass Arbeitnehmer frühzeitig einen Großteil ihres Jahresurlaubs für das folgende Kalenderjahr verplanen sollen. Das entspricht dem Interesse des Arbeitgebers, mit personellen Ressourcen planen zu können und nicht in der zweiten Jahreshälfte plötzlich von Urlaubsanträgen überhäuft zu werden.

Was sagt das Arbeitsrecht zur Urlaubsplanung weit im Voraus? Dein Arbeitgeber darf dir für die Jahresurlaubsplanung eine Frist setzen. Allerdings bist du nicht verpflichtet, dieser Frist nachzukommen. Der Nachteil, der dir dadurch entstehen kann, ist – neben möglichen Unstimmigkeiten mit dem Arbeitgeber –, dass du das Nachsehen bei der Urlaubsvergabe zu besonders beliebten Urlaubszeiten haben könntest. Wer früher plant, hat natürlich größere Chancen auf den Zuschlag für den gewünschten Urlaubszeitpunkt.

Gesetzliche Regelungen, die diese Praxis verbieten, gibt es nicht. Jedoch sollten Arbeitgeber dabei immer mit Augenmaß vorgehen und noch ein gewisses Maß an Flexibilität bei der Urlaubsplanung einräumen, um keinen Unmut unter ihren Mitarbeitern zu riskieren.

Wann gilt die Urlaubs­pla­nung als genehmigt oder abgelehnt?

Wenn du deine Urlaubsplanung schriftlich einreichst, ist es damit noch nicht getan. Schließlich muss dein Arbeitgeber deinen Plänen noch zustimmen. Erst mit der Genehmigung wird die Urlaubsplanung nach dem Gesetz rechtlich verbindlich.

In der Regel kann es ein bis zwei Wochen dauern, bis dein Arbeitgeber deinem Urlaubsplan stattgibt. Bis dahin bist du an deine Urlaubsplanung rechtlich gebunden. Eine gesetzlich festgelegte Frist, in der Arbeitgeber über einen Urlaubsantrag entscheiden müssen, gibt es allerdings nicht.

In der Praxis sollte der Arbeitgeber jedoch innerhalb eines angemessenen Zeitraums von circa zwei Wochen auf deinen Antrag reagieren. Tut er das nicht, solltest du noch einmal nachhaken: Ist dein Antrag abgelehnt – oder konnte er vielleicht aus Zeitmangel noch nicht bearbeitet werden?

Und was gilt für mündliche Urlaubsplanung? Gemäß § 147 Absatz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) kann spontanen mündlichen oder telefonischen Urlaubsanfragen nur sofort zugestimmt werden.

• Dein Arbeit­ge­ber muss also direkt seine Zustim­mung geben oder ablehnen.
• Wünscht er mehr Bedenk­zeit, so bleibt dein Urlaubs­wunsch bis dahin bestehen.
• Lehnt dein Arbeit­ge­ber deinen Wunsch dann weder ab noch sagt er zu, gilt dein Urlaubs­an­trag als erloschen. Dies bedeutet für dich: Du bist zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr an diesen Urlaubs­an­trag gebunden und kannst gege­be­nen­falls einen anderen Urlaubs­wunsch formulieren.

Urlaub verplanen oder ins neue Jahr mitnehmen?

Grundsätzlich musst du deinen gesamten Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen – das bestimmt § 7 Absatz 3 BUrlG. Wenn jedoch betriebliche oder persönliche Gründe das rechtfertigen, kannst du Urlaubstage gegebenenfalls nach Absprache mit dem Arbeitgeber mit ins nächste Jahr nehmen.

Wichtig: Urlaub verfällt nur dann zum Jahresende oder – bei entsprechender Vereinbarung über einen Arbeits- oder Tarifvertrag – zum 31. März des Folgejahres, wenn der Arbeitgeber dich zuvor rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass du noch eine bestimmte Anzahl Urlaubstage offen hast und dich aufgefordert hat, diese zu beanspruchen.

Unterlässt er das, bleibt der Urlaubsanspruch bestehen, unter Umständen sogar über mehrere Jahre hinweg, wie der Europäische Gerichtshof (EuGH) 2018 erklärte (AZ C-619/16 und C-684/16).

Scheidet ein Arbeitnehmer wegen Renteneintritt aus dem Arbeitsverhältnis aus, müssen offene Urlaubstage grundsätzlich noch genommen werden, sofern dies zeitlich möglich ist. Ist das nicht mehr der Fall, sind die verbleibenden Urlaubstage vom Arbeitgeber finanziell abzugelten.

Ob du deinen Anspruch auf Resturlaub mit zu einem neuen Arbeitgeber nehmen kannst, erfährst du in unserem Artikel „Urlaubsanspruch bei Arbeitgeberwechsel: Kann man Tage mitnehmen?“.

Bitte lesen Sie zu dem Inhalt auch unsere Rechtshinweise.