Urlaubs­pla­nung wird in den Kalender ein­ge­tra­gen: Was darf der Arbeit­ge­ber vor­schrei­ben? iStock.com/kitzcorner

20. November 2019, 11:52 Uhr

Darf ich eigent­lich? Urlaubs­pla­nung: Was darf der Arbeit­ge­ber vor­schrei­ben?

Die Urlaubsplanung ist in vielen Unternehmen ein kompliziertes Thema. Schließlich wollen alle Arbeitnehmer ihr Recht auf Urlaub möglichst vorteilhaft nutzen. Der Arbeitgeber spielt dabei eine wichtige Rolle, denn er muss den Urlaub genehmigen. Doch was darf er dabei vorschreiben?

Die Urlaubsplanung sorgt für Ärger mit dem Chef? Ein Berufs-Rechtsschutz hilft in solchen Fällen. >>

 

Arbeit­ge­ber muss Wünsche der Mit­ar­bei­ter berück­sich­ti­gen

Laut § 7 Absatz 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) muss dein Arbeitgeber grundsätzlich deine Wünsche bei der Urlaubsplanung berücksichtigen.

Es sei denn natürlich, du meldest innerhalb der dir gesetzten Frist keine Wünsche an. Dann darf der Arbeitgeber deine Urlaubstage verplanen. Grund: Der Urlaub, den du in einem bestimmten Kalenderjahr zur Verfügung hast, muss in der Regel auch innerhalb dieses Jahres genommen werden – dafür sorgt dann der Arbeitgeber.

Jeder Arbeitnehmer mit entsprechendem Urlaubsanspruch hat zudem das Recht, einmal im Jahr zwei Wochen Urlaub am Stück zu bekommen. In § 7 Absatz 2 BUrlG ist hier konkret von zwölf Werktagen die Rede, dies bezieht sich allerdings auf eine Sechstagewoche, bei der der Samstag mitgezählt wird.

 

Darf der Arbeit­ge­ber Urlaubs­wün­sche ablehnen oder eigen­mäch­tig planen?

Der Urlaubswunsch des Arbeitnehmers ist dem Arbeitgeber nicht immer Befehl: So kann eine Urlaubsanfrage aus betrieblichen Gründen abgelehnt werden, zum Beispiel, wenn viele Kollegen krank sind oder ein wichtiges Projekt abgeschlossen werden muss.

Der Arbeitgeber darf zudem unter bestimmten Umständen Betriebsferien anordnen und bestimmen, dass alle Mitarbeiter in diesem Zeitraum Urlaub nehmen. Auch dann darf er aber nur einen Teil des zur Verfügung stehenden Jahresurlaubs verplanen. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) 1981 in einem Grundsatzurteil festgehalten (AZ 1 ABR 79/79). Das BAG hat dabei jedoch keine allgemein gültige Quote festgelegt, wie viel Urlaub noch frei verplanbar sein muss.

Mehr dazu liest du in unseren Ratgebern zu den Themen Betriebsferien und Zwangsurlaub.

 

Streit um die Som­mer­fe­ri­en: Wer hat bei der Urlaubs­pla­nung Vorrang?

Eltern schulpflichtiger Kinder sind in der Regel darauf angewiesen, ihren Urlaub in den Schulferien zu nehmen. Das Bundesurlaubsgesetz räumt ihnen hier einen gewissen Vorrang ein, wenn auch nicht explizit. So heißt es in § 7 Absatz 1 BUrlG, dass der Arbeitgeber die Wünsche des Arbeitnehmers berücksichtigen muss, es sei denn, dass dem “[...] Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.”

Wollen also mehr Mitarbeiter im selben Zeitraum Urlaub nehmen, als der Arbeitgeber entbehren kann, muss er abwägen: Wer hat unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang?

In den Schulferien sind das tatsächlich häufig die Eltern, die ihre Kinder betreuen müssen. Auch andere soziale Gesichtspunkte kommen jedoch in Betracht, zum Beispiel:

  • eine gerade über­stan­de­ne Krankheit oder Reha,
  • die Dauer der Betriebs­zu­ge­hö­rig­keit
  • oder die Tatsache, dass der Partner nur zu einem bestimm­ten Zeitpunkt Urlaub bekommt und man mit ihm gemeinsam verreisen möchte.

Der Arbeitgeber ist hier gefordert, eine für alle Seiten akzeptable Lösung zu finden und gegebenenfalls auf Kompromisse zu setzen. Vielleicht braucht Kollege A nicht drei Wochen Urlaub in den Sommerferien, sondern gibt sich auch mit zwei zufrieden. Oder Kollegin B, die gern wie alle anderen den Brückentag frei hätte, gibt diesmal nach, erhält aber dafür die Zusicherung, beim nächsten Mal bevorzugt berücksichtigt zu werden.

 

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Ohne solche Absprachen unter Federführung des Arbeitgebers geht es in der Regel nicht, denn einen gesetzlichen Anspruch auf Vorrang bei der Urlaubsplanung kann niemand automatisch für sich geltend machen. Gleichzeitig müssen kinderlose Kollegen es nicht hinnehmen, jedes Mal während der Ferienzeiten zurückstecken zu müssen. Der Arbeitgeber handelt vorausschauend, wenn er auch für sie entsprechende Kompromisse findet.

 

Urlaub verplanen oder ins neue Jahr mitnehmen?

Grundsätzlich muss man seinen gesamten Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen – das bestimmt § 7 Absatz 3 BUrlG. Wenn jedoch betriebliche oder persönliche Gründe das rechtfertigen, kannst du Urlaubstage gegebenenfalls nach Absprache mit dem Arbeitgeber mit ins nächste Jahr nehmen.

In vielen Betrieben ist es üblich, dass Arbeitnehmer frühzeitig einen Großteil ihres Jahresurlaubs für das folgende Kalenderjahr verplanen sollen. Das entspricht dem Interesse des Arbeitgebers, mit personellen Ressourcen planen zu können und nicht in der zweiten Jahreshälfte plötzlich von Urlaubsanträgen überhäuft zu werden.

Vielen Arbeitnehmern gefällt das nicht, denn sie würden ihren Urlaub lieber spontan nehmen. Gesetzliche Regelungen, die diese Praxis verbieten, gibt es nicht. Jedoch sollten Arbeitgeber dabei immer mit Augenmaß vorgehen und noch ein gewisses Maß an Flexibilität bei der Urlaubsplanung einräumen, um keinen Unmut unter ihren Mitarbeitern zu riskieren.

 

FAZIT
  • Die ver­bind­li­che Urlaubs­pla­nung obliegt dem Arbeit­ge­ber. Er muss dabei nach Mög­lich­keit die Wünsche der Arbeit­neh­mer berück­sich­ti­gen.
  • Dabei können betrieb­li­che Belange Vorrang haben.
  • Der Arbeit­ge­ber darf nach geltender Recht­spre­chung nicht den kom­plet­ten Jah­res­ur­laub seiner Mit­ar­bei­ter eigen­mäch­tig verplanen.
  • Wenn mehrere Mit­ar­bei­ter zur gleichen Zeit Urlaub nehmen möchten, muss der Arbeit­ge­ber unter sozialen Gesichts­punk­ten abwägen und ent­schei­den, wer Vorrang hat.
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