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11. Mai 2018, 12:22 Uhr
So geht's richtig Verwaltungsbeirat bei Wohneigentum: Seine Aufgaben
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft kann auf Wunsch einen Verwaltungsbeirat einsetzen. Seine Aufgaben sind vielfältig und können von der Rechnungsprüfung bis hin zur Vermittlung bei Konflikten reichen. Neben den im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelten festen Aufgaben kann der Verwaltungsbeirat eine Reihe von weiteren Tätigkeiten für die Eigentümergemeinschaft übernehmen.
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Wird der Verwaltungsbeirat eingesetzt, dann wirkt er als drittes Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft neben der Verwaltung und der Eigentümerversammlung.
Was ist der Verwaltungsbeirat? Die Regelungen im WEG
Die Zusammensetzung und die Funktion des Verwaltungsbeirats sind in § 29 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt. Die Einberufung eines solchen Beirats ist freiwillig, sofern es innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft keine anderslautende Vereinbarung gibt. Wenn sich die Eigentümer untereinander nicht einig sind, ob sie einen Verwaltungsbeirat berufen möchten, entscheidet die Stimmenmehrheit. Der Beirat kann für einen bestimmten, vorher festgelegten Zeitraum oder auch unbefristet eingesetzt werden. Ist er unbefristet eingesetzt, dann kann er durch Mehrheitsbeschluss jederzeit wieder abberufen werden.
Der Verwaltungsbeirat besteht gemäß § 29 Absatz 1 WEG aus drei Mitgliedern der Wohnungseigentümergemeinschaft, einem Vorsitzenden und zwei Beisitzern. Der Beirat muss nicht regelmäßig tagen, sondern kann nach Bedarf einberufen werden.
Aufgaben des Verwaltungsbeirats laut WEG
In § 29 Absatz 2 und 3 WEG finden sich Bestimmungen zu den zentralen Aufgaben des Verwaltungsbeirats. Dazu gehört die Prüfung von Rechnungen und Abrechnungen, des Wirtschaftsplans und etwaiger Kostenvoranschläge, bevor diese von der Eigentümerversammlung beraten und beschlossen werden. Der Verwaltungsbeirat muss zudem vor der Abstimmung eine Stellungnahme abgeben.
Außerdem legt das WEG folgende Aufgaben fest:
- Der Beirat unterstützt den Verwalter bei seiner Tätigkeit.
- Er darf darüber hinaus die Eigentümerversammlung einberufen. Allerdings nur, wenn kein Verwalter vorhanden ist oder dieser seiner entsprechenden Pflicht nicht nachkommt.
- Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats muss gemäß § 24 Absatz 6 WEG das Protokoll der Eigentümerversammlung mit unterzeichnen.
Mögliche zusätzliche Aufgaben des Beirats
Die Eigentümer dürfen dem Verwaltungsbeirat außerdem per Beschluss oder per Gemeinschaftsordnung zusätzliche Aufgaben erteilen und damit seine Befugnisse erweitern, sofern dies mehrheitlich gewünscht ist.
Beispiele für zusätzliche Tätigkeiten sind:
- Ausarbeitung, Abschluss und Kündigung des Verwaltervertrags
- Überwachung des Verwalters
- Ausarbeitung einer Hausordnung
- Erteilen von Handwerksaufträgen für das Gemeinschaftseigentum (jedoch nur in Abstimmung mit der Verwaltung)
- Abnahme von Bau- und Handwerksleistungen am Gemeinschaftseigentum – etwa am Treppenhaus oder an der Hausfassade
Diese und andere zusätzliche Aufgaben dürfen dem Verwaltungsbeirat nur erteilt werden, wenn dieser ausdrücklich zustimmt.
Der Verwaltungsbeirat als Vermittler bei Konflikten
Eine wichtige Rolle kann der Verwaltungsbeirat bei der Streitschlichtung spielen: Bei Meinungsverschiedenheiten zwischen Verwaltung und Eigentümern oder zwischen einzelnen Eigentümern kann er vermitteln.
Um allen Beteiligten den Aufwand eines Rechtsstreits zu ersparen, kann die Eigentümergemeinschaft daher beschließen, dass bei Konflikten immer zunächst der Verwaltungsbeirat einen Schlichtungsversuch unternehmen muss, bevor der Streit vor Gericht geht. Besonders in größeren Wohnanlagen mit vielen verschiedenen Eigentümern ist eine solche Vereinbarung oft sehr sinnvoll.
Verwaltungsbeirat: Welche Aufgaben er nicht wahrnehmen darf
Die Aufgaben, die dem Verwaltungsbeirat zusätzlich erteilt werden, dürfen nicht in die Kernkompetenzen von Verwaltung oder Eigentümerversammlung eingreifen. So können die drei Beiratsmitglieder zum Beispiel nicht ohne Rücksprache mit der übrigen Eigentümergemeinschaft entscheiden, ob ein neuer Verwalter bestellt oder der derzeitige Verwalter abberufen wird.
Auch über künftige Instandhaltungsmaßnahmen und die Vergabe von Aufträgen an bestimmte Handwerksfirmen darf der Beirat nicht im Alleingang entscheiden. Ebenso gehört die Entlastung des Verwalters und die Genehmigung der Jahresabrechnung nicht zu seinen Aufgaben. Beides fällt in die Zuständigkeit der Eigentümerversammlung.
Wichtig zu wissen ist auch: Der Verwaltungsbeirat hat keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter oder der Eigentümerversammlung.
Mitglied im Verwaltungsbeirat: Darauf musst du achten
Als Mitglied im Verwaltungsbeirat deiner Wohnungseigentümergemeinschaft bist du ehrenamtlich tätig, erhältst also in der Regel keine Vergütung. Trotzdem fallen bei der Erledigung der Aufgaben Kosten an – zum Beispiel für Fahrten, Briefporto oder Kopien. Diese musst du in der Regel nicht aus eigener Tasche zahlen, sondern kannst sie dir von der Wohnungseigentümergemeinschaft erstatten lassen – entweder durch einen Pauschalbetrag oder durch Nachweis der einzelnen Kosten.
Wichtig ist es als Mitglied im Verwaltungsbeirat auch, sich über Haftungsfragen im Klaren zu sein. Gemäß § 421 BGB haftet bei schuldhaften Verhalten und dadurch verursachten Schäden jedes einzelne Beiratsmitglied als Gesamtschuldner – etwa, wenn er oder sie bei der Abnahme von Handwerkerleistungen fahrlässig handelt. Um die Beiratsmitglieder vor hohen Regressansprüchen zu schützen, sollte sich die Wohnungseigentümergemeinschaft um entsprechenden Versicherungsschutz kümmern. Möglich ist es auch, einen Haftungsausschluss bei leichter Fahrlässigkeit zu beschließen sowie den Verwaltungsbeirat jährlich per Beschluss zu entlasten.
Bitte lesen Sie zu dem Inhalt auch unsere Rechtshinweise.
