Arbeitszeiterfassung: Das müssen Arbeitnehmer wissen © iStock.com/ artisteer

27. April 2022, 10:00 Uhr

Darf ich eigentlich? Arbeits­zeit­er­fas­sung: Das müssen Arbeit­neh­mer wissen

In manchen Unternehmen gehört die Arbeitszeiterfassung zum beruflichen Alltag, in anderen tut sie das nicht. Ursache für diese unterschiedliche Handhabung ist, dass es in Deutschland keine generelle Pflicht dazu gibt. Doch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs wird das bald ändern. Alles, was aktuell zur Arbeitszeiterfassung aus Sicht der Beschäftigten wichtig ist, erfährst du in diesem Ratgeber.

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Arbeits­zeit­er­fas­sung: Pflicht oder nicht?

In Deutschland ist die Arbeitszeiterfassung per Gesetz geregelt. Genauer gesagt in § 16 Arbeitszeitgesetz. Dort heißt es: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.”

Mit anderen Worten: Arbeitest du länger als die zulässigen 48 Stunden Höchstarbeitszeit pro Woche (Montag bis Samstag) beziehungsweise über acht Stunden täglich hinaus, muss dein Arbeitgeber das festhalten. Abgesehen von anfallenden Überstunden sowie Mehrarbeit an Sonn- und Feiertagen ist Arbeitszeiterfassung auch unter den folgenden Umständen erforderlich:

  • Kurz­ar­beit: Hier ist die Arbeits­zeit­er­fas­sung Pflicht, damit die Agentur für Arbeit das Kurz­ar­bei­ter­geld berechnen kann. Die Behörde darf die doku­men­tier­ten Arbeits­zei­ten einfordern.
  • Min­dest­lohn: Ob der Min­dest­lohn (Nied­rig­lohn) ein­ge­hal­ten wird, kon­trol­liert die Zoll­ver­wal­tung. Um das zu leisten, ist sie in diesem Rahmen auf die Arbeits­zeit­er­fas­sung ange­wie­sen. Bei Minijobs ist eine Zeit­er­fas­sung ebenso von Vorteil.

Damit ist für Beschäftigte die Kontrolle ihrer Arbeitszeit von großem Interesse. Denn so können sie beispielsweise Geld oder einen Freizeitausgleich für abgeleistete Überstunden einfordern. Deshalb sehen auch viele Betriebsvereinbarungen eine Arbeitszeiterfassung vor.

Tipp: Sollte dein Unternehmen keine Arbeitszeiterfassung anwenden, solltest du selbst eine entsprechende Liste mit Überstunden oder Mehrarbeit führen. Besonders sinnvoll ist das, wenn du außerhalb deines Betriebs arbeitest (Home-Office) oder mit deinem Vorgesetzten Vertrauensarbeitszeit vereinbart hast.

Arbeitnehmerin am Laptop schaut auf ihre Armbanduhr.
© iStock.com/ Moyo Studio

Methoden der Arbeitszeiterfassung

Wie die Arbeitszeiterfassung zu erfolgen hat, ist per Gesetz nicht vorgeschrieben. Erlaubt und gebräuchlich sind beispielsweise:

  • Dienst­plan
  • händisch aus­zu­fül­len­de Vordrucke (Stun­den­zet­tel)
  • Stech­uh­ren
  • digitale Listen (z. B. Excel)
  • Lese­ge­rä­te für Chipkarten
  • Apps für mobile Endgeräte

Welche Form der Arbeitszeiterfassung sinnvoll ist, hängt jeweils vom Unternehmen ab. Für kleinere Betriebe können Stundenzettel und Stechuhren ausreichen. Größere Organisationen fahren meist mit einer elektronischen Zeiterfassung besser, weil sonst der bürokratische Aufwand zu groß wird.

Arbeits­zeit­er­fas­sung und Datenschutz

Eine Erfassung der Arbeitszeit ist also keine Pflicht. Doch wo sie eingeführt ist, stellt sich oft die Frage nach dem Datenschutz. Das betrifft in erster Linie personenbezogene Daten der Beschäftigten. Hier ist vor allem die folgende Bestimmung zu beachten:

  • Laut § 26 Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz (BDSG) dürfen Unter­neh­men Infor­ma­tio­nen über ihre Beschäf­tig­ten nur erfassen, sammeln, ver­ar­bei­ten und verwenden, wenn dies für das Arbeits­ver­hält­nis erfor­der­lich ist.

Wenn Daten wie Arbeitszeiten vom Arbeitgeber erhoben werden, dürfen diese nur von dazu berechtigten Personen eingesehen werden und nur für einen bestimmten Zeitraum gespeichert werden. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob die Daten digital oder analog erhoben und genutzt werden.

Die elektronische Arbeitszeiterfassung mittels biometrischer Daten wie beispielsweise einem Fingerabdruck oder Iris-Scan ist laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) prinzipiell nicht erlaubt, kann aber unter gewissen Umständen genutzt werden. Allerdings bedarf es hier der ausdrücklichen Zustimmung der Mitarbeitenden. So gab das Arbeitsgericht Berlin 2019 einer Angestellten Recht, die sich weigerte, einen Fingerabdruck-Scan als Zeiterfassungsmethode ihres Arbeitsgebers zu akzeptieren (AZ. 29 Ca 5451/19).

Insgesamt gilt: Daten zur Arbeitszeit, die über die werktägliche Höchstarbeitszeit hinausgehen, dürfen Unternehmen bis zu 2 Jahre lang aufbewahren. Demgemäß können auch Daten der erfassten Gesamtarbeitszeit bis zu 2 Jahre lang gespeichert werden.

Sollte sich dein Vorgesetzter nicht an die geltenden Datenschutzregeln halten, solltest du dich rechtlich beraten lassen.

Person hält Chip an ein Lesegerät zur Zeiterfassung.
© iStock.com/ Ralf Geithe

Arbeits­zeit­er­fas­sung: Gesetz wird reformiert

Die vollständige – nicht nur auf Überstunden bezogene – Arbeitszeiterfassung wird zur Pflicht in Deutschland. Wann und wie, das ist noch nicht absehbar. Aber sie wird kommen, weil dies ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 für sämtliche Staaten der Europäischen Union so vorschreibt. Diese müssen die Entscheidung jedoch noch in nationales Recht einbetten. Einen verbindlichen Zeitrahmen dafür gibt es allerdings nicht.

FAZIT
  • In Deutsch­land gibt es keine generelle Pflicht zur Erfassung der voll­stän­di­gen Arbeitszeit.
  • Erfor­der­lich ist sie nur, wenn Über­stun­den und Mehr­ar­beit anfallen.
  • Nach einem Urteil des EuGH sollen die EU-Mit­glieds­staa­ten eine komplette Arbeits­zeit­er­fas­sung in ihren natio­na­len Gesetzen verankern. Eine Frist zur Umsetzung gibt es nicht.
  • Per­sön­li­che Daten, die im Zuge der Arbeits­zeit­er­fas­sung erhoben werden, dürfen bis zu 2 Jahren gespei­chert werden. Die Erhebung bio­me­tri­scher Daten ist prin­zi­pi­ell nicht zulässig.
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