Dienstreise Rei­se­kos­ten­er­stat­tung: Diese Rechte haben Arbeitnehmer

Bei der Reisekostenerstattung erhalten Arbeitnehmer eine Zahlung als Ausgleich für die Kosten, die bei einer Dienstreise angefallen sind. Allerdings besteht nicht grundsätzlich ein Recht auf eine Erstattung dieser Kosten. Lesen Sie, worauf Sie als Arbeitnehmer achten sollten.

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Rei­se­kos­ten­er­stat­tung: So wird sie geregelt

Eine Dienstreise wird in der Regel vom Arbeitgeber angeordnet und liegt immer dann vor, wenn Sie weder zu Hause noch an Ihrer regulären Arbeitsstätte eingesetzt werden. Die Reisekosten setzen sich zusammen aus Fahrtkosten, Übernachtungskosten, dem Verpflegungsmehraufwand und den Reisenebenkosten – dazu gehören zum Beispiel Parkgebühren oder berufliche Telefongespräche.

Arbeitnehmer sollten allerdings vor einer Dienstreise die Reisekostenerstattung mit dem Arbeitgeber genau besprechen. Denn anders als vielfach angenommen wird, besteht kein rechtsverbindlicher Anspruch auf eine Erstattung der Kosten. Grundsätzlich können Sie aber gemäß § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) einen Ersatz für Aufwendungen verlangen, die Ihnen entstehen, wenn Sie einen Auftrag Ihres Arbeitgebers ausführen. Um keine Missverständnisse entstehen zu lassen und Sicherheit für beide Seiten zu schaffen, wird die Reisekostenerstattung daher idealerweise im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt.

Pau­scha­len oder Erstat­tung der tat­säch­li­chen Kosten

Wenn der Arbeitgeber eine Reisekostenerstattung vornimmt, kann er die tatsächlich angefallenen Kosten ersetzen, die Sie als Arbeitnehmer zum Beispiel über Hotelrechnungen und Zugtickets nachweisen. Alternativ ist aber auch eine Erstattung über Pauschalen möglich. So sind zum Beispiel Beträge von 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer und 20 Euro pro Übernachtung üblich. Als Verpflegungsmehraufwand werden 24 Euro für einen ganzen Tag und 12 Euro für den An- und Abreisetag oder eine Dienstreise ohne Übernachtung gezahlt. Die Beträge aus der Reisekostenerstattung sind gemäß § 3 Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei.

Arbeit­neh­mer können Wer­bungs­kos­ten geltend machen

Sofern keine Reisekostenerstattung durch Ihren Arbeitgeber stattfindet, können Sie die angefallenen Kosten in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Hierfür benötigen Sie entweder die Nachweise oder Sie wenden die geltenden Pauschalen an. Beim Verpflegungsmehraufwand gilt aber grundsätzlich die Pauschale. Wenn Sie nur eine teilweise Erstattung von Ihrem Arbeitgeber erhalten haben, was gerade bei Anwendung der Übernachtungspauschale oft vorkommt, können Sie die Differenz zwischen den tatsächlichen und den bereits erstatteten Kosten steuerlich geltend machen.

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