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18. August 2023, 10:43 Uhr
Darf ich eigentlich? Diensthandy privat nutzen: Das solltest du beachten
Wenn dein Arbeitgeber dir ein Firmenhandy stellt, legt er meist gleich fest, ob du dieses auch privat nutzen darfst oder nicht. Unbefugte Privatnutzung eines Diensthandys kann schwere arbeitsrechtliche Konsequenzen haben bis hin zur Kündigung. Aber auch im Hinblick auf den Datenschutz ist eine klare Regelung wichtig. Hier liest du mehr dazu.
Wann du das Diensthandy privat nutzen darfst
Du darfst dein Diensthandy nur dann privat nutzen, wenn der Arbeitgeber dies ausdrücklich genehmigt hat. Entsprechende Konditionen für die private Nutzung des Firmenhandys sollten dann im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung festgelegt werden – dazu zählen beispielsweise:
- Ein Verbot für bestimmte Apps, falls diese nicht genutzt werden sollen
- Ein Hinweis, dass das Handy nicht mit öffentlichen Netzwerken verbunden sein darf
- Informationen zur Nutzung des Geräts im Ausland, da dort höhere Kosten anfallen können
Zwar dulden einige Unternehmen die private Nutzung stillschweigend – darauf solltest du dich aber nicht einfach verlassen und im Zweifelsfall lieber bei deinem Arbeitgeber nachfragen. Ansonsten riskierst du eine Abmahnung und im Extremfall sogar eine Kündigung.
Das Landesarbeitsgericht Hessen hat in einem solchen Fall die fristlose Kündigung eines Mitarbeiters für rechtens befunden (AZ 17 Sa 153/11). Der Mann hatte mit seinem Diensthandy privat im Urlaub telefoniert und damit Kosten in Höhe von mehr als 500 Euro verursacht.
Gut zu wissen: Sauber zwischen privater und dienstlicher Nutzung des Handys zu trennen, gelingt übrigens mit dem sogenannten Twin-Bill-Verfahren: Hier kannst du selbst vor jedem Anruf einstellen, ob er privat oder dienstlich abgerechnet werden soll.
Das eigene Handy als Diensthandy nutzen, muss ich das?
Grundsätzlich musst du dein privates Handy nicht für die Arbeit nutzen. Denn Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, ihren Beschäftigten alle Betriebsmittel zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um ihre Arbeit ordnungsgemäß auszuführen. Dazu zählen auch Diensthandys. Eine Ausnahme gibt es aber: Arbeitgeber können im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung die dienstliche Nutzung der privaten mobilen Endgeräte erlauben oder sogar verpflichten. Das bedeutet allerdings nicht, dass Mitarbeitende außerhalb ihrer vereinbarten Arbeitszeiten immer erreichbar sein müssen.
Firmenhandys privat nutzen: Datenschutz und DSGVO
Der Arbeitgeber stellt dir das Firmenhandy zur Verfügung – darf er also auch wissen, welche Gespräche du damit führst? Ist es ein reines Diensthandy, dann hat der Arbeitgeber tatsächlich das Recht, Verbindungsnachweise zu überprüfen und bei einem Smartphone auch zu kontrollieren, welche Webseiten damit aufgerufen wurden.
Wenn die private Nutzung ausdrücklich erlaubt ist, greift das Fernmeldegeheimnis: Dein Chef darf dann zum Schutz deiner personenbezogenen Daten Anruflisten oder den Nachrichtenverlauf deiner Messenger-Dienste nicht einfach überprüfen.
Hat das Unternehmen allerdings bestimmte Konditionen für die private Nutzung des Firmenhandys festgelegt, darf überprüft werden, ob diese auch eingehalten werden. Die Nutzung gewisser Apps darf dann weiterhin vom Arbeitgeber verboten werden, wenn deren Datenspeicherung nicht EU-rechtlich konform ist – also nicht den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen.
Heimlich mithören oder gar Gespräche mitschneiden dürfen Arbeitgeber in keinem Fall. Hier schützt dich das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Darüber hinaus ist es Firmen arbeitsrechtlich nur mit vorheriger Zustimmung gestattet, Mitarbeitende anhand ihrer Standortdaten über das Handy zu orten, wenn sie unterwegs sind.
Diensthandy ist Eigentum der Firma
Auch wenn du das Firmenhandy privat nutzen darfst, bleibt das Gerät Eigentum des Arbeitgebers – genauso wie die übrige Büroausstattung. Ist die private Nutzung ausdrücklich verboten, dann darf der Arbeitgeber das Diensthandy jederzeit zurückverlangen, auch dann, wenn du weiterhin bei der Firma beschäftigt bist. Hat er die private Nutzung des Geräts erlaubt, musst du es erst zurückgeben, wenn du vorher Gelegenheit hattest, deine privaten Daten zu löschen.
So sieht es steuerlich in Sachen Diensthandy aus
Nutzt du dein privates Handy für die Arbeit, kannst du die Kosten in der Steuererklärung angeben und somit absetzen. Voraussetzung dafür ist ein Nachweis vom Arbeitgeber, dass das Gerät zu dienstlichen Zwecken verwendet wurde. Ein Diensthandy musst du allerdings nicht in der Steuererklärung angeben – auch nicht, wenn du das Gerät privat nutzt.
Stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden Diensthandys zur Verfügung, entsteht daraus für ihn kein geldwerter Vorteil. Das bedeutet: Wird das Firmenhandy ausschließlich für die Arbeit genutzt, ist das Gerät für das Unternehmen steuerfrei. Das gilt auch, wenn das private Handy zuvor für einen geringen Betrag an den Arbeitgeber verkauft wurde und nun als Diensthandy genutzt wird – so urteilte das Finanzgericht München (AZ 8K 2656/19). Der Bundesfinanzhof (BFH) hat diese Auffassung im Rahmen einer Revisionsverhandlung bestätigt.
Bitte lesen Sie zu dem Inhalt auch unsere Rechtshinweise.
