Wer Essen und Trinken auf Dienst­rei­sen als Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wand dekla­riert, erhält die Auslagen teilweise zurück ber­nard­bo­do, Fotolia

26. Januar 2018, 11:12 Uhr

Pauschale für Essen und Trinken Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wand: Wichtig bei Dienst­rei­sen

Wer auf Dienstreise ist, muss oft mehr für Essen und Trinken bezahlen als zu Hause. Als Verpflegungsmehraufwand deklariert, lassen sich die Auslagen (teilweise) zurückerhalten.

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Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wand für unterwegs

Viele Arbeitnehmer sind heutzutage beruflich unterwegs. Die dabei entstehenden Ausgaben für Bahnfahrt oder Flug sowie Unterbringung übernimmt das Unternehmen als Reisekosten. Doch wie sieht es mit dem leiblichen Wohl aus? Schließlich wird das meistens teurer als zu Hause. Zahlt nicht der Chef die höheren Aufwendungen, dann lassen sie sich von den Dienstreisenden als Verpflegungsmehraufwand  geltend machen. Nachzulesen ist das in § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 Einkommenssteuergesetz (EStG).

Wie hoch der ausgleichende Verpflegungsmehraufwand angesetzt wird, hängt von bestimmten Voraussetzungen ab. Zunächst einmal muss die Reise ausschließlich beruflich motiviert sein. Außerdem kommt es darauf an, wie lange der Arbeitnehmer unterwegs war. Die entsprechenden Werte werden regelmäßig angepasst. 2018 gelten folgende Regeln für die so genannte Verpflegungspauschale. Sie  lässt sich für einen maximalen Zeitraum von drei Monaten in Anspruch nehmen – auch wenn die Geschäftsreise länger dauern sollte.

Ver­pfle­gungs­pau­scha­le im Inland

Bei einer Geschäftsreise in Deutschland, die zwischen acht und 24 Stunden dauert, beträgt der Ausgleich für den Verpflegungsmehraufwand zwölf Euro. Die gibt es auch – unabhängig von der Stundenanzahl – jeweils für die Ab- und Rückreisetage bei mehrtägigen Trips. 24 Euro werden erstattet, wenn ein Beschäftigter einen vollen Tag lang (also mindestens 24 Stunden) abwesend ist.

Ver­pfle­gungs­pau­scha­le im Ausland

Für dienstliche Aufenthalte außerhalb der hiesigen Grenzen gibt es ebenfalls eine Verpflegungspauschale. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Reise oder eine längere Versetzung in eine unternehmenseigene Filiale handelt. Die Höhe der Rückvergütung richtet sich nach dem Zielland. Hierzu gibt es vom Bundesfinanzministerium eine Liste mit 180 Staaten. Ist das betreffende Land darin nicht vermerkt, dann sind dafür die Regeln für Luxemburg anzuwenden. Achtung: Manchmal werden Reisen in Großstädte anders angesetzt als jene in kleinere Orte von ein und demselben Land.

Außerhalb der Bundesrepublik kommen diese Verpflegungspauschalen infrage:

  • Auf­ent­hal­te zwischen acht und 24 Stunden
  • Auf­ent­hal­te von mehr als 24 Stunden
  • Über­nach­tungs­pau­scha­le

Bei einem eintägigen Abstecher ins Ausland wird immer der jeweilige Pauschbetrag angesetzt, der für das Reiseziel gilt. Bei mehrtägigen Reisen gibt es andere Regeln. Für die Anreise ist dann der Tarif des Ortes entscheidend, der vor Mitternacht erreicht wurde. Auch für den jeweiligen Aufenthalt kommt es auf den Ort an, der vor dem Tageswechsel erreicht wurde. Die Verpflegungspauschale für die Rückreise hängt vom Ort der letzten beruflichen Tätigkeit des Reisenden ab.

Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wand geltend machen

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Wenn das Unternehmen den Verpflegungsmehraufwand nicht (mit der Reisekostenabrechnung) überweist, dann lässt er sich über das Finanzamt anfordern. Und zwar unter Werbungskosten in der Steuererklärung.

Dann fallen darunter sämtliche beruflich bedingten Posten für Übernachtungen, Fahrt- und Nebenkosten. Der Verpflegungsmehraufwand richtet sich übrigens nicht nach den tatsächlich angefallenen Ausgaben für Essen und Trinken. Egal wie hoch die waren – es gibt nur die pauschalen Beträge.


Bitte lesen Sie zu dem Inhalt auch unsere Rechtshinweise.

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