Kranker Arbeitnehmer putzt sich seine Nase, während er an einem Laptop schreibt. © istock.com/PeopleImages

5. Oktober 2021, 7:30 Uhr

Darf ich eigentlich? Krank­mel­dung per E-Mail: Ist das erlaubt?

Bei einer Arbeitsunfähigkeit muss der Arbeitgeber möglichst schnell informiert werden. Rein rechtlich gesehen ist auch eine Krankmeldung per E-Mail zulässig – es gibt dabei jedoch einiges zu beachten.Alle Informationen zur Arbeitsrechtsschutz von ADVOCARD

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Keine gesetz­li­che Ein­schrän­kung für Krank­mel­dung per Telefon, E-Mail oder WhatsApp

Wenn du morgens feststellst, dass du krank bist und nicht zum Dienst erscheinen kannst, musst du dem Arbeitgeber umgehend Bescheid geben. Das ist wichtig, damit die Firma sich gegebenenfalls um eine Vertretung für dich kümmern kann.

Mit welchem Kommunikationsmittel du dich krank meldest, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG oder EFZG) macht keinen Unterschied zwischen Telefonat, E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht – theoretisch ist alles erlaubt. § 5 EFZG regelt in diesem Punkt nur, dass Arbeitnehmer verpflichtet sind, “die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen”.

Entscheidend ist also, dass dein Vorgesetzter oder die Personalabteilung die Nachricht tatsächlich erhält – und das spätestens zu dem Zeitpunkt, an dem du normalerweise mit der Arbeit beginnen würdest. Daher kommt es darauf an, welcher Kommunikationsweg bei euch auf der Arbeit der gängigste ist: Telefon, E-Mail oder Messenger. Möglicherweise gilt auch eine unternehmensweite Vorgabe, auf welchem Weg die erste Krankmeldung erfolgen muss. Oder es gibt abteilungsinterne Regelungen.

Das ist zu beachten, wenn du dich per E-Mail krank­mel­den möchtest

Eine Krankmeldung per E-Mail einreichen zu können, ist einerseits sehr praktisch: Du kannst die Nachricht schon früh am Morgen noch vor Arbeitsbeginn übermitteln. Vielleicht sogar noch am Vorabend, wenn du dich dann schon nicht gut fühlst. Allerdings weißt du dann nicht mit Sicherheit, ob sie rechtzeitig gelesen wird. Möglicherweise hat dein Vorgesetzter gleich morgens einen Termin und kommt gar nicht dazu, vorher die Mails zu checken. Gewissheit hast du in diesem Fall erst dann, wenn du eine Antwort auf deine Mail bekommst.

Ob du also deine Krankmeldung per E-Mail, SMS, Messenger oder Telefon einreichst, hängt davon ab, auf welchem Weg die Nachricht deinen Vorgesetzten nach deiner Erfahrung am schnellsten und am sichersten erreicht. Kannst du nicht einschätzen, wann genau die E-Mails abgerufen werden, dann solltest du besser zum Telefon greifen. Sonst riskierst du, deiner gesetzlichen Pflicht zur sofortigen Krankmeldung nicht nachzukommen. Zusätzlich droht möglicherweise Ärger mit dem Chef.

Bei einer Krankmeldung per Mail solltest du auf einen freundlichen, sachlichen Tonfall achten. Und auch wenn du dich nicht gut fühlst und dich schnell wieder hinlegen möchtest, solltest du die Grundregeln wie Anrede und Grußformel nicht vergessen. Der übrige Text kann kurz ausfallen. Wichtig ist, dass aus der Nachricht klar hervorgeht, dass es dir aus gesundheitlichen Gründen nicht möglich ist, deine beruflichen Aufgaben zu erfüllen. Und im Idealfall gibt du auch gleich eine grobe Einschätzung ab, wann du wieder einsatzfähig bist. So kann das Unternehmen besser planen. Je nachdem, wie das persönliche Verhältnis zum Vorgesetzten ist, kannst du freiwillig erklären, woran du erkrankt bist. Verpflichtet bist du dazu jedoch nicht.

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und Medikamente liegen auf einem Tisch.

© Fotolia/jozsitoeroe

Kann ich auch die ärztliche Krank­schrei­bung per Mail an den Arbeit­ge­ber senden?

Der Arbeitgeber ist über deinen krankheitsbedingten Ausfall informiert – damit hast du schon mal eine wichtige Pflicht erfüllt. Bist du aber länger krank, musst du außerdem eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vom Arzt einreichen. Wenn dein Arbeitsplatz nicht gleich um die Ecke liegt, muss der “gelbe Schein” also rechtzeitig in die Post.

Viele Arbeitnehmer fragen sich, ob sie diesen Teil der Krankmeldung auch per E-Mail erledigen dürfen: den Krankenschein einfach einscannen oder abfotografieren und als Dateianhang senden. Das ginge schließlich schneller und wäre auch deutlich weniger aufwendig als der Postweg. Oder muss die AU im Original vorliegen?

Die Formulierung in § 5 EFZG, wonach Arbeitnehmer das Dokument “vorlegen” müssen, legt nahe, dass der Arbeitgeber auf jeden Fall das Original verlangen kann. Aus praktischen Gründen erlauben es aber viele Unternehmen, dass die Krankschreibung zunächst in digitaler Form per E-Mail eingereicht wird. Es kann darüber zum Beispiel betriebliche Vereinbarungen geben. Wenn Arbeitnehmer dann wieder gesund sind oder zumindest fit genug für den Weg zum Briefkasten, können sie das Original nachreichen. Ob das auch bei deinem Arbeitgeber möglich ist, solltest du einfach im Personalbüro erfragen.

All das hat aber demnächst ein Ende: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) nimmt erkrankten Arbeitnehmern künftig einige lästige Wege ab. Bis voraussichtlich 31. Dezember 2022 musst du den “gelben Schein” noch selbst beim Arbeitgeber einreichen, danach brauchst du dir keine Gedanken mehr darüber zu machen, wie die Krankschreibung in die Firma kommt.

FAZIT
  • Gesetz­lich ist nicht vor­ge­schrie­ben, auf welchem Weg die erste Krank­mel­dung an den Arbeit­ge­ber erfolgen muss. Es geht also grund­sätz­lich auch per E-Mail.
  • Wichtig ist: Du musst dir sicher sein können, dass die Nachricht ankommt. Sonst verletzt du womöglich deine Pflicht, die Arbeits­un­fä­hig­keit unver­züg­lich zu melden.
  • Die Krank­schrei­bung vom Arzt musst du letztlich im Original vorlegen. Manche Arbeit­ge­ber akzep­tie­ren aber eine Vorab-Zusendung in digitaler Form per Mail, damit die Frist von vier Tagen gewahrt wird.
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