Fristen, Form und Co. Neben­kos­ten­ab­rech­nung prüfen: So geht’s in 7 Schritten

Mieter sollten ihre jährliche Nebenkostenabrechnung gewissenhaft prüfen. So können sie sicher sein, dass sie auch wirklich nur das zahlen, wozu sie verpflichtet sind. Diese sieben Punkte solltest du dabei beachten.

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1. Hat der Vermieter die Frist eingehalten?

Wer seine Nebenkostenabrechnung selbst prüfen möchte, sollte zunächst auf das Datum schauen: Der Vermieter ist verpflichtet, die Abrechnung der Mietnebenkosten innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. So regelt es § 556 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Der Abrechnungszeitraum umfasst meist ein Kalenderjahr.

Das heißt: Die Abrechnung für das Jahr 2019 muss spätestens bis zum 31. Dezember 2020 beim Mieter vorliegen. Kommt die Nebenkostenabrechnung zu spät, muss der Mieter keine Nachzahlungen leisten, wie der Bundesgerichtshof (BGH) 2017 entschied.

2. Sind alle not­wen­di­gen Angaben drin?

Eine Nebenkostenabrechnung hat oft mehrere Seiten, auf denen die einzelnen Posten aufgelistet werden. Trotz der vielen Zahlen muss die Abrechnung lesbar bleiben, entschied das Oberlandesgericht Düsseldorf (AZ 24 U 99/02). Danach muss der Mieter ohne besondere juristische oder betriebswirtschaftliche Kenntnisse imstande sein, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und nachzuvollziehen.

Es gibt zudem formale Mindestanforderungen. So müssen etwa folgende Angaben immer enthalten sein:

• Abrech­nungs­zeit­raum
• ver­wen­de­ter Ver­tei­ler­schlüs­sel
• Gesamt­kos­ten­auf­stel­lung und Berech­nung des Anteils, den der einzelne Mieter zahlt
• geleis­te­te Vor­aus­zah­lun­gen (Abschläge)
• Summe der Nach­zah­lung oder der Rückzahlung

Außerdem muss die Abrechnung stets in Schriftform zugestellt werden.

3. Wurde das abge­rech­net, was auch ver­ein­bart war?

Du musst nur die Nebenkosten zahlen, die im Mietvertrag vereinbart wurden. Daher solltest du immer abgleichen, ob Abrechnung und die im Mietvertrag genannten Kosten übereinstimmen.

Idealerweise führt der Vermieter im Mietvertrag alle Posten einzeln auf, die in einer Nebenkostenabrechnung auf die Mieter zukommen könnten. Die ist in der Praxis allerdings recht selten der Fall. Der Vermieter kann so nachträglich keine weiteren Kostenfaktoren abrechnen. In jedem Fall aufgeschlüsselt werden müssen Angaben wie “sonstige Nebenkosten”.

Die zusammenfassende Angabe “sämtliche Betriebskosten” oder “Betriebskosten” ist jedoch gemäß einem Urteil des BGH möglich (AZ VIII ZR 137/15). In diesem Fall zahlst du nur die umlagefähigen Nebenkosten, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt sind – etwa Heiz- und Warmwasserkosten, Kosten für Müllentsorgung und Straßenreinigung, für Treppenhausbeleuchtung, Gartenpflege und Betriebskosten für einen Aufzug. 

4. Sind die auf­ge­führ­ten Kosten überhaupt alle umlagefähig?

Apropos umlagefähige Nebenkosten: Auch falls im Mietvertrag nur zusammenfassend von “sämtlichen Betriebskosten” die Rede ist, darf der Vermieter bestimmte Kosten nicht auf die Mieter umlegen – sondern eben nur die, die in der Betriebskostenverordnung stehen.

Nicht zu den umlagefähigen Kosten gehören zum Beispiel:

• Ver­wal­tungs­kos­ten des Vermieters,
• Repa­ra­tur­kos­ten (nicht zu ver­wech­seln mit War­tungs­kos­ten, die umgelegt werden dürfen),
• einmalig anfal­len­de Kosten für bestimmte Maßnahmen und
• Anschaf­fungs­kos­ten, etwa für Müll­ton­nen oder den Feu­er­lö­scher fürs Treppenhaus.

5. Stimmen die Zahlen?

Nebenkostenabrechnungen zu erstellen, ist eine aufwendige Aufgabe für den Vermieter, die gewissenhaft erfüllt werden sollte. Dennoch schleichen sich immer wieder kleine Fehler in die Abrechnung der Mietnebenkosten ein. Daher solltest du auch die Zahlen prüfen und nachrechnen: Wurden zum Beispiel deine Vorauszahlungen in voller Höhe von der Summe der geforderten Nachzahlung abgezogen? Und wurde der genannte Verteilerschlüssel auch tatsächlich angewendet?

6. Was steht in den Originalunterlagen?

Dir sind beim Prüfen der Nebenkostenabrechnung Fehler aufgefallen? Du wüsstest gerne, warum die Kosten für die Gebäudeversicherung so stark gestiegen sind? Oder ob es sich bei einem bestimmten Posten wirklich um eine Wartung oder doch um eine Reparatur handelt? Oder du bist dir nicht sicher, ob die Kosten für sämtliche Tätigkeiten des Hausmeisters wirklich umlagefähig sind?

Dann solltest du beim Vermieter um Einsicht in die Originalunterlagen bitten – darauf hast du ein Recht.

7. Neben­kos­ten­ab­rech­nung falsch oder zu hoch? Wider­spruchs­frist nicht verpassen

Ab Erhalt der Nebenkostenabrechnung hast du zwölf Monate Zeit, um beim Vermieter Widerspruch einzulegen.

Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechnung allerdings eine Nachzahlung, die du für überhöht hältst, ist schnelles Handeln angesagt: Reagierst du gar nicht, gerätst du nach 30 Tagen in Zahlungsverzug. Daher solltest du schnell schriftlich widersprechen und gegebenenfalls erst einmal nur den Betrag zahlen, den du für angemessen hältst. Zum genauen Vorgehen solltest du dich beim örtlichen Mieterbund oder einem Anwalt beraten lassen.

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