Spe­sen­be­trug vermeiden Andrey Popov, Fotolia

5. April 2016, 9:24 Uhr

Spe­sen­be­trug vermeiden Korrekte Spe­sen­ab­rech­nung: Darauf sollten Sie achten

Viele Arbeitnehmer empfinden die Spesenabrechnung als umständlich und zeitaufwendig. Trotzdem sollten Sie dabei mit großer Sorgfalt vorgehen, denn bereits kleine Ungenauigkeiten können Ihnen als Spesenbetrug vorgeworfen werden – und dieser stellt einen Kündigungsgrund dar.

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Spe­sen­ab­rech­nung mit dem Arbeit­ge­ber klären

Um Fehler zu vermeiden, sollten Sie rechtzeitig vor der Dienstreise mit Ihrem Arbeitgeber besprechen, wie die Reisekostenerstattung geregelt ist, also ob Sie zum Beispiel alle Belege einreichen müssen oder ob mit Pauschalen gerechnet wird. Möglicherweise werden die Reisebestimmungen des Unternehmens auch in Ihrem Arbeitsvertrag, dem geltenden Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung genauer festgelegt und bieten Ihnen eine Orientierung. Grundsätzlich sollten Sie alle Belege sorgfältig aufbewahren, um auf der sicheren Seite zu sein. So können Sie im Nachhinein Ihre Ausgaben genau nachweisen. Falls Sie die Belege bei der Personalabteilung abgeben und diese die Spesenabrechnung erledigt, sollten Sie vorher Kopien anfertigen, die bei Ihnen verbleiben.

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Indem Sie Wert auf eine korrekte Spesenabrechnung legen, können Sie vermeiden, dass Ihnen Spesenbetrug vorgeworfen wird. Das kann zum Beispiel geschehen, wenn Sie bei den Kilometerangaben zu großzügig sind oder für Unterkunft und Verpflegung fingierte oder zu hohe Belege einreichen. Spesenbetrug wird von Arbeitsgerichten in der Regel als wichtiger Grund gemäß § 626 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) anerkannt und rechtfertigt damit eine fristlose Kündigung – auch schon bei kleinen Verstößen. Allerdings sollte dazu laut einem Urteil des Arbeitsgerichts Cottbus auch eine  eindeutige Regelung zur Abrechnung bestehen (AZ 7 Ca 868/09). Außerdem kann das sonstige Verhalten des Arbeitgebers bei der Spesenabrechnung eine Rolle spielen: Handhabt er diese generell sehr locker, spricht aber dann wegen eines kleinen Verstoßes eine fristlose Kündigung aus, kann dieses widersprüchliche Verhalten sich vor Gericht vorteilhaft für den Arbeitnehmer auswirken. Der Arbeitgeber muss den Spesenbetrug außerdem beweisen können, damit die Kündigung rechtmäßig erfolgt.

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