So geht's richtig Abmahnung schreiben: 5 Hinweise für Arbeitgeber

Verletzt ein Beschäftigter seine arbeitsvertraglichen Pflichten, dann kann ihm sein Chef eine Abmahnung schreiben. Dabei muss sich der Vorgesetzte an bestimmte Vorgaben halten. Tut er das nicht, ist sie im Zweifel unwirksam.

Kompletter Schutz aus einer Hand – auch am Arbeitsplatz >>

1. Der Sinn einer Abmahnung

Mit einer Abmahnung macht ein Vorgesetzter auf eine Verletzung des Arbeitsvertrags aufmerksam. Sie ist gewissermaßen ein Schuss vor den Bug, der den Beschäftigten auf sein Fehlverhalten hinweist. Damit erhält der Betroffene die Chance, sich künftig zu bessern. Tut er das nicht, dann  ist eine Abmahnung die Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung.

Wichtig: Wird ein Untergebener nicht per Abmahnung auf ein andauerndes Fehlverhalten hingewiesen, kann das als stillschweigende Duldung durch den Arbeitgeber verstanden werden.

2. Die Gründe für eine Abmahnung

Bevor Vorgesetzte eine Abmahnung schreiben, sollten sie klären, ob sie angemessen ist. Dafür sind nämlich gravierende Gründe notwendig. Welche das sind, hängt immer von der Situation ab. Grundsätzlich muss das Fehlverhalten erheblich den Betriebsfrieden stören oder Arbeitsabläufe beeinträchtigen.

Beispiele für allgemeine, schwere Verstöße sind:

• Mobbing oder Beläs­ti­gung am Arbeitsplatz
• Arbeits­ver­wei­ge­rung
• Diebstahl im Unternehmen
• Arbeiten unter Alkoholeinfluss
• Rauchen trotz betriebs­in­ter­nen Verbots
• Ständiges Zuspät­kom­men
• Uner­laub­te Nebentätigkeiten
• Häufiges unent­schul­dig­tes Fehlen

Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer mit seinem Fehlverhalten gegen haupt- und nebenvertragliche Pflichten verstößt.

Trotzdem muss es nicht zwangsläufig zur Abmahnung kommen. Möglicherweise lässt sich das Problem durch ein Gespräch mit dem Mitarbeiter lösen. Manche Tarifverträge schreiben einen solchen Dialog sogar vor.

3. Der richtige Inhalt der Abmahnung

Viele Arbeitgeber fragen sich: Wie schreibe ich eine Abmahnung? Der Aufbau kann diesem Muster folgen:

• Adress­da­ten des Arbeitgebers
• Adress­da­ten des Arbeitnehmers
• Betreff: Abmahnung
• Anrede
• Schil­de­rung des Sachverhalts
• Datum und Unterschrift
• Gege­be­nen­falls vom Adres­sa­ten zu unter­zeich­nen­de Passage, dass er die Abmahnung erhalten bezie­hungs­wei­se zur Kenntnis genommen hat.

Wesentlich wichtiger als sein Aufbau ist der Inhalt des Textes. Er muss bestimmten Anforderungen genügen, damit die Abmahnung dem Arbeitsrecht entspricht. Dazu zählen drei wesentliche Elemente:

• Die Rüge­funk­ti­on muss das Fehl­ver­hal­ten konkret bezeich­nen. Dazu zählt nicht nur, welche ver­trag­li­che Pflicht der Arbeit­neh­mer verletzt hat, sondern auch, wie, wo und wann genau. Einfache Aussagen wie "kam öfter zu spät" oder "machte seine Arbeit nicht ordent­lich" reichen nicht und fallen schnell vor Gericht durch.
• Die Beweis­funk­ti­on belegt den Verstoß durch schrift­li­che Bestä­ti­gung von Betrof­fe­nen und Zeugen.
• Die Warn­funk­ti­on muss dem Beschäf­tig­ten die Kon­se­quen­zen aufzeigen, die sein Verhalten haben wird, wenn er sich nicht ver­trags­ge­mäß verhält. Dazu zählt auch die Androhung einer ver­hal­tens­be­ding­ten Kündigung. Fehlt sie, dann handelt es sich lediglich um eine Ermahnung.

4. Häufige Fehler bei der Abmahnung

Bereits geringe Mängel können eine Abmahnung ungültig machen. Arbeitgeber sollten deshalb diese Fehler vermeiden:

• Mehrere Verstöße in einer Abmahnung bündeln: Ist darin nur ein Verstoß unwirksam, sind es damit die weiteren ebenso.
• Mehrfach denselben Verstoß abmahnen: Auf die Abmahnung eines Fehl­ver­hal­tens muss bei erneutem, gleichem Verstoß direkt die Kündigung folgen.
• Zu spät mit einer Kündigung reagieren: Es gibt keine konkrete Frist, in der eine Kündigung auf eine Abmahnung folgen muss. Doch hat ein Beschäf­tig­ter das Recht auf eine Verjährung.
• Zu viele Abmah­nun­gen schreiben: Greift ein Arbeit­ge­ber sehr häufig zum Mittel der Abmahnung, kann das Arbeits­ge­richt deren Ernst­haf­tig­keit infrage stellen.

5. Am sichers­ten: Abmahnung per Post oder Gerichtsvollzieher

Zulässig sind Abmahnungen in schriftlicher Form (zum Beispiel als Brief, Fax oder E-Mail) und auch mündlich. Eine mündliche Abmahnung sollten sich Arbeitgeber aber vom Beschäftigten und/oder von Zeugen schriftlich bestätigen lassen. Denn: Der Arbeitgeber muss immer belegen können, dass der Beschäftigte die Abmahnung tatsächlich erhalten hat.

Am sichersten ist daher die Zustellung per Post als Einwurf-Einschreiben beziehungsweise Einschreiben mit Rückschein oder mittels eines Gerichtsvollziehers.

Bitte lesen Sie zu dem Inhalt auch unsere Rechtshinweise.